【例文あり】保育施設へ職場体験を申し込むときのメールの書き方とは？

保育施設での職場体験は、実際に働く時の感触を得られる大切な機会です。職場体験を申し込む際にメールを利用する場合がありますが、どのような文章を送ったらいいのか悩む方も多いのではないでしょうか。今回は、職場体験を申し込む際のメールの基本的な書き方やポイントについてお話します。

職場体験をメールで申し込む場合はマナーが大切！

マナーとは、礼儀作法のことを指します。簡単に言うと、相手を思う気持ちを表したもののことです。人と人が会うときにも、もちろんマナーは必要です。しかし、メールは、声や表情が分からないので印象が伝わりづらく、会うときよりもさらに丁寧さが求められます。

現代では、電話や面と向かってよりも、メールやLINEを送ることに慣れている方のほうが多いかもしれません。しかし、今回やりとりする相手は友だちや家族ではなく、もしかしたら働き先になるかもしれない場所です。そのため、普段送るような文面をそのまま送ってはいけません。失礼のないよう、ある程度決まった型に沿ってメールを作りましょう。

職場体験をメールで申し込む場合の4つのポイント

メールは、電話や面と向かっての会話と違い、文章でのやりとりです。そのため、メールならではの気をつけるべきポイントがあります。以下の4つのポイントを押さえ、受け取った相手にいい印象を与えられるように努めましょう。

誤字脱字に気をつけよう

誤字脱字は、注意すべき事項の基本中の基本です。ところが、意外にも気づかないところで間違えていることが多いものです。一文字間違えてしまうだけで、相手にはあまり丁寧ではない印象を与えてしまいます。

特に、メールの場合は「宛名」に注意が必要です。名前や施設名といった、相手の情報に当たるところは、念入りに確認しておく必要があります。

パソコンには、修正機能がついていることが多いため、間違えていると知らせてくれる場合もあり便利です。しかし、まれに違う意味にあたる漢字を選択されてしまう場合もあります。便利な機能に頼りすぎず、やはり自分で確認することが大切でしょう。

送信の前に読み直そう

一度文章を書き終えたら、誤字脱字はもちろん、文章全体でおかしいところがないかどうかもチェックします。メールを作ってすぐよりも、少し時間を空けたあとで確認した方が、おかしいところを見つけやすいかもしれません。また、声に出して読み直すこともおすすめです。文章のリズムが分かりやすくなります。

時間が無いなかでメールの文章を作ってしまうと、焦ってすぐに送信してしまいそうになりますよね。最後の最後までしっかり確認できるように、時間には余裕を持ってメールを作成しましょう。

適切なところで改行を入れよう

メールは、見た目にも気遣いが必要です。なかには、改行がなく、つらつらと続いている文章を読みづらいと感じる方がいるかもしれません。反対に、改行を入れすぎても文章がブツブツと途切れて読みにくくなることもあります。

理想のメールは、実際に話すときのようにスムーズに読むことができる文章を送ることです。ポイント②でお伝えしたように、ここでも声に出すことで、文章の区切りが分かりやすくなります。見た目の読みやすさも相手を思いやるマナーのひとつであることを心得ておきましょう。

メールを送る時間帯に気をつけよう

メールの便利な点は、24時間いつでも時間を気にせずに送ることができることです。しかし、明らかに対応のできない深夜や早朝に送ることは、相手に常識のない印象を与えてしまうため、避けたほうがいいでしょう。

送信するのにベストな時間は、平日8:00〜18:00あたりです。この時間は、保育園が開園している時間であるため、園も返信しやすいでしょう。難しいようであれば、遅くとも20:00までに送ることを目安としましょう。

職場体験をメールで申し込む場合の基本的な書き方と例文

メール文章の書き方には、ある程度ひな形があります。書く時のポイントや例文を押さえながら、実際にメール文章を作成してみましょう。

①件名

「職場体験の申し込みについて」というように、ひと目で何についてのメールなのか分かるようにします。保育施設には、同じように職場体験の申し込みがいくつか届いているかもしれないので、タイトルと一緒に名前と学校名を書いておくと分かりやすく、より丁寧な印象にも繋がります。

件名の場合は、学部と学科までは書かずに、メールボックスの表記枠に入るよう学校名と名前の記入で十分でしょう。

②宛名

一般的なビジネスメールでは、宛名を書くのがマナーと言われています。それに準じて、宛名を書いておくのがいいでしょう。保育施設の場合は社会福祉法人や、株式会社の保育園に送ることもあるかと思います。その際は(社)や(株)と略さず、必ず正式名称を書きましょう。

また、株式会社の場合は株式会社〇〇、〇〇株式会社と、株式会社のつく位置を確認し、表記通りに書くようにします。書き終わったあとや送る前には、誤字脱字がないか必ずチェックしましょう。

③本文

本文は簡潔に書くことが大切です。今回であれば、以下の3点がスムーズに伝わるように順に書いていきましょう。

• 自分の名前
• 職場体験に参加したいこと
• 参加できる日時を相談したいこと

最後には、メールに目を通してもらえたことへの感謝を含めて結びの文を書きましょう。

④署名

もしかしたら、相手はメールよりも電話で対応したいかもしれません。そのときのために、署名は必ず記載します。名前と、学校に通っている場合は学部、学科名、メールアドレス、電話番号(日中連絡が取りやすいもの)を記載します。

署名欄は、記号で飾る必要はありません。相手に読みやすいようシンプルにしておきましょう。

メールの書き方を押さえ、いい印象を与えて職場体験を迎えよう

メールのマナーは、読みやすくするという相手への思いやりの気持ちと、印象よく申し込みにつなげるという、2つの意味合いがあります。ひな形はある程度決まっているため簡単ですが、ちょっとした間違いから印象を悪くしてしまいかねません。十分に気をつけましょう。

また、保育施設は保護者に対するお願いの手紙のように、実際に働き始めてからも文章マナーが必要な場面は多くあります。手紙は、メール文章とは違った点もありますが、覚えておくと参考になることもあるでしょう。

今回の話しを参考に、礼儀正しくすっきりとしたメール文章が書けるようになるといいですね。